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1995年東陶（中國）成立，其母公司是蜚聲全球的日本東陶機(jī)器株式會(huì)社，即大家耳熟能詳?shù)母叨诵l(wèi)浴品牌“TOTO”。目前，東陶（中國）已經(jīng)在上海、北京、廣州、廈門、深圳、南京、重慶、武漢分別設(shè)立了8家分公司。作為一家外資企業(yè)，在國內(nèi)如火如荼信息化的進(jìn)程中，東陶（中國）有著自己的節(jié)奏和特質(zhì)。
相對于早期的國內(nèi)信息化進(jìn)程較慢，東陶（中國）的信息化布局除了日本總部全球化戰(zhàn)略的SAP系統(tǒng)之外，企業(yè)還部署了OA軟件和CRM系統(tǒng)。
基于東陶（中國）以“銷售”為主的定位，和日企嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕?jīng)營理念，東陶（中國）對信息化建設(shè)有著自己獨(dú)到的理解。
【信息孤島】
東陶（中國）有8家分公司和13個(gè)據(jù)點(diǎn)，分布非常廣泛，分為華南和華西、華北以及華東，所以，其信息化面臨的一個(gè)核心問題就是需要解決異地的問題，這是他們選擇信息化系統(tǒng)平臺的初衷。
東陶（中國）信息主管張琦解釋道：“這是普遍性的問題，包括異地也好、跨部門協(xié)作也好，應(yīng)該說大部分公司都會(huì)碰到這個(gè)問題，更進(jìn)一步的訴求就是解決信息孤島的問題，也就是數(shù)據(jù)整合的問題。”
基于異地辦公平臺的OA系統(tǒng)定位，東陶（中國）在2011年上線了國內(nèi)某廠商的OA軟件，然而在使用過程當(dāng)中，他們不得不面對兩個(gè)實(shí)際問題：一是東陶（中國）每年都會(huì)有一到兩次的組織結(jié)構(gòu)的變更，二是公司崗位的角色有很多兼職。每次變更都要把OA系統(tǒng)全部停掉，所有流程都不能在系統(tǒng)上走，這差不多需要一個(gè)月左右的時(shí)間，而且兼職造成的流程性錯(cuò)誤也很頻繁，這些對公司的業(yè)務(wù)會(huì)造成很大的影響。為了更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，他們在2014年7月正式上線了致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)。
這有兩個(gè)方面的考慮：
第一個(gè)是簡便零代碼的業(yè)務(wù)定制模式，這考慮的是效率和時(shí)間成本。
張琦跟我們談到，東陶（中國）的信息化板塊隸屬于東陶事業(yè)管理本部下屬總務(wù)部的IT科，整個(gè)科室成員并不多，只有三個(gè)人負(fù)責(zé)中國地區(qū)所有據(jù)點(diǎn)的信息化工作，人力不足，所以高效的業(yè)務(wù)定制模式是他們所關(guān)注的。
第二個(gè)就是系統(tǒng)對他們特色組織架構(gòu)的建模，針對東陶的兼職問題，以及對組織架構(gòu)調(diào)整時(shí)間周期的要求，他們希望可以靈活地調(diào)整和使用。
再接下來，就是對整體流程的支撐度了。
“當(dāng)時(shí)解決的問題主要集中在我們的審批流程上面，把所有原OA軟件上的單據(jù)，移植到致遠(yuǎn)的協(xié)同上，完成原有OA功能之后第一階段就結(jié)束了。” 他們上線第一階段的初始目的已經(jīng)達(dá)到。
這么龐大的數(shù)據(jù)和復(fù)雜的架構(gòu)問題，移植過程中是否遇到問題？
“具體來說，移植是沒有問題的，因?yàn)樵蠴A系統(tǒng)用了多年，我們對系統(tǒng)的熟悉程度比較高，配合度也比較好，而且移植的單據(jù)以前都有。”
那么問題在哪兒？
張琦又聊到了東陶（中國）的組織特點(diǎn)，當(dāng)東陶組織架構(gòu)變動(dòng)之后，流程都要重新做編輯。當(dāng)時(shí)他們使用底表去固化每個(gè)單據(jù)的審批流，因此職位一旦變更，底表也要改變，每次改完之后核對的工作量非常大，這是他們一直碰到的問題。
但到2016年，他們改掉了底表固化的模式，以員工角色為定義，這帶來的效果就是工作量得到了極大的縮減。
而這個(gè)以角色為屬性的輔助底表即致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的特色之一：它由七個(gè)權(quán)限定義一個(gè)人在組織中的位置，核心角色就一個(gè)崗位。這就完美的解決了東陶（中國）的多角色組織架構(gòu)問題。
第一階段完成后，接下來開始對東陶的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，這個(gè)時(shí)候開始有了各業(yè)務(wù)部門對系統(tǒng)提出新要求，如店面管理部門對店面裝修以及抽樣進(jìn)行管理的需求等，而這些新要求和需求都是依靠致遠(yuǎn)CAP業(yè)務(wù)定制平臺做的定制化開發(fā)。
為什么所有需求都是在致遠(yuǎn)協(xié)同平臺解決，而不是選擇更專業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)？
“因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門會(huì)先根據(jù)需求來做選型，先去找一家開發(fā)公司說有這樣的需求，你給我一個(gè)評估和報(bào)價(jià)，然后我們IT科會(huì)做比較，同樣的功能可能涉及到內(nèi)容、數(shù)據(jù)或是原始的模型在協(xié)同系統(tǒng)上已經(jīng)有了，那么再重新開發(fā)的話成本會(huì)相當(dāng)高，而且會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)。但是我們在現(xiàn)有協(xié)同系統(tǒng)上做，可能只是經(jīng)過一些簡單的調(diào)整就能達(dá)到要求，風(fēng)險(xiǎn)也比較低。對我們來說，系統(tǒng)越少越好，如果企業(yè)每個(gè)需求都要部署一個(gè)單獨(dú)系統(tǒng)的話，整合就是一個(gè)大問題，我們的目的是希望數(shù)據(jù)流能夠逐漸歸口，所以不太愿意重新開發(fā)。”
張琦其實(shí)談到了企業(yè)在上信息化系統(tǒng)時(shí)的一個(gè)普遍問題，即復(fù)用性和快速迭代。如果單獨(dú)開發(fā)系統(tǒng)，不管是對系統(tǒng)的維護(hù)，還是將來要打通系統(tǒng)的流通等，都是一個(gè)巨大的成本問題。效率和成本，永遠(yuǎn)是企業(yè)的大命題。
“協(xié)同上最核心還是審批流，因?yàn)槲覀兊男姓徟鷷?huì)越來越多，我們希望把它作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程固化，原來都是通過線下發(fā)郵件來實(shí)現(xiàn)的。”
什么是協(xié)同？我們提取幾個(gè)關(guān)鍵詞來看：協(xié)作、同時(shí)、一起、互相。信息化時(shí)代，協(xié)同也成為企業(yè)管理的重要關(guān)鍵詞，對于東陶（中國）來說，因其業(yè)務(wù)的性質(zhì)，經(jīng)銷商和店面管理是整個(gè)鏈條上的重要環(huán)節(jié)。
東陶（中國）對經(jīng)銷商管理上有自己的一套標(biāo)準(zhǔn)，比如每兩年就要重新規(guī)劃店面的裝修；每當(dāng)發(fā)布新產(chǎn)品，經(jīng)銷商都要根據(jù)東陶（中國）的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行出樣展示，等等。從這些細(xì)節(jié)我們能感受到其對嚴(yán)謹(jǐn)性的重視。
東陶（中國）的經(jīng)銷商店面裝修管理流程包括：經(jīng)銷商提交申請，比如什么場地、多少面積、現(xiàn)場圖紙等全面提交，然后東陶的店面設(shè)計(jì)科會(huì)做整體設(shè)計(jì)，選配他們的出樣樣品，再到店面管理科去監(jiān)督整體流程的管控。
目前，已經(jīng)有幾十家旗艦店級別的經(jīng)銷商在致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺上。
“所以這里面包含了很重要的因素，一方面是裝修流程的控制；第二方面是出樣樣品的控制，他們需要在手機(jī)端拍照，有報(bào)備，有圖紙審核，所有的流程全部都是在致遠(yuǎn)協(xié)同上做的。”張琦補(bǔ)充道。
通過這個(gè)系統(tǒng)，一方面，他們的經(jīng)銷商管理逐漸正規(guī)化，把流程全部固定下來，形成了標(biāo)準(zhǔn)化管理。另一方面，每個(gè)流程都達(dá)到了可控或者可見。
而最后，所有完整的數(shù)據(jù)都會(huì)以報(bào)表形式體現(xiàn)出來。比如裝修時(shí)長、KPI，使用了多少補(bǔ)充的樣品、分別是哪些等等，它又反過來支撐了東陶整個(gè)經(jīng)銷商的管理，形成了一套閉環(huán)。
提到數(shù)據(jù)，目前東陶（中國）分為兩部分，一部分是業(yè)務(wù)性數(shù)據(jù)，基本上都在SAP系統(tǒng)中；一部分是事務(wù)性數(shù)據(jù)，包括財(cái)務(wù)單據(jù)和經(jīng)銷商數(shù)據(jù)等都在協(xié)同系統(tǒng)上。
在數(shù)據(jù)層面，其實(shí)很多企業(yè)會(huì)在協(xié)同管理系統(tǒng)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的連接、梳理、分析、出報(bào)表等，但東陶（中國）并沒有全盤參考，這也是其嚴(yán)謹(jǐn)性的體現(xiàn)，他們需要考慮幾個(gè)方面，比如對協(xié)同上的數(shù)據(jù)的定義、安全級別等，他們要對風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)；另外一方面就是成本問題，所以這是一個(gè)綜合的考量。但他們已經(jīng)在做協(xié)同上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和SAP的對接，將于年底上線。
相較于大刀闊斧的改革，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臇|陶也許會(huì)讓你覺得“謹(jǐn)小慎微”，但信息化其實(shí)是很“私密”的，它不僅需要根據(jù)企業(yè)的行業(yè)、發(fā)展階段、業(yè)務(wù)構(gòu)成等做綜合分析，更本質(zhì)的還有企業(yè)自身的特質(zhì)和性質(zhì)，也就是他的文化血液，這是核心的東西。
但有一點(diǎn)，企業(yè)訴求都是一樣的，即對信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及是否能夠長期支撐公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。
“所以基于這個(gè)考量，我們選擇了致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺。這些年用下來，平臺本身的穩(wěn)定性是一個(gè)基礎(chǔ)，正因?yàn)榉€(wěn)定性，所以我們的員工在使用過程中，會(huì)把自己的想法、把原來并沒有在系統(tǒng)上體現(xiàn)出來的單據(jù)或者管理需求提出來，而這些又將優(yōu)化我們的管理。”
談到未來的規(guī)劃，張琦提到目前各業(yè)務(wù)部門對系統(tǒng)運(yùn)行的需求越來越多，接下來就看需求如何解決，他們傾向于在現(xiàn)有致遠(yuǎn)協(xié)同系統(tǒng)上做改變或提升，這也是接下來他們要去做的事情。
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