近年來，國家陸續(xù)開始執(zhí)行“文山會海”整改行動，想要減少“文山會海”給企業(yè)帶來的負擔，就需要一個低成本高效率的管理公文的方式，公文管理應運而生。
公文管理，涵蓋發(fā)文、收文、交換、督辦、查詢、統(tǒng)計以及公文歸檔等公文辦理的全過程。管理過程遵循國家公文管理規(guī)范與標準、還原辦文實際場景、模擬手工公文處理的流程，以電子化手段全面實現(xiàn)公文的數(shù)字化處理。涵蓋公文辦理的全周期過程管理與督辦，并可實現(xiàn)跨單位、跨系統(tǒng)的公文交換。
但隨著公文管理工作的不斷深入開展，在整體實施過程中仍存在五大痛點：
人工處理環(huán)節(jié)多：公文的擬稿、會簽、發(fā)文、收文等環(huán)節(jié)全靠人工處理，傳輸文件用快遞、傳真機或郵件，公文體量多不斷積壓，流轉(zhuǎn)周期長、審批效率低、管理成本高等問題。
公文種類需求多：會議紀要、通知、請示等工作的每個流程環(huán)節(jié)都需要公文來承載，辦公的方方面面都離不開公文。
特殊處理時效差：公文講究很強的時效性，經(jīng)常會有特提、特急文件需要快速處理，特別是特殊時期特殊事件需要快速督辦處理。
流轉(zhuǎn)繁瑣周期長：公文的審批流程有明確的路徑，涉及跨單位或者上下游單位之間的流轉(zhuǎn)、流轉(zhuǎn)周期長且規(guī)范。
行文格式要求嚴：公文文本要求非常嚴謹，格式、用詞、字體、字號等有規(guī)范的標準，每份公文都要遵守這些標準。
致遠公文管理解決方案
隨時隨地辦文辦事，規(guī)范靈活高效運營
公文管理應用解決方案是遵循國家規(guī)范的收發(fā)文、交換和文檔管理一體化等制度，依托致遠公文平臺，在全流程和全周期的公文管理基礎上，提供公文管理過程中有效的流程控制、質(zhì)量控制、審計控制、拓展集成等，實現(xiàn)公文管理的信息化建設。
致遠公文管理應用架構圖
1、公文門戶
滿足多角色個性化需求
公文門戶：公文門戶顯示各個應用模塊，領導需要辦理什么工作，就進入哪個模塊操作。為領導預置公文的應用入口式門戶。
公文門戶—移動門戶：滿足用戶移動端個性化需求，用戶可根據(jù)自己的工作偏好配置屬于自己的導航欄，使工作更加便捷。
公文管理菜單自定義：支持自定義列表字段、操作、查詢條件等。可根據(jù)不同客戶需求定制出完全不同的公文管理。
公文管理菜單、公文移動門戶
2、發(fā)文管理
以電子化手段實現(xiàn)發(fā)文的數(shù)字化處理
擬文管理：
發(fā)文擬文：支持多種文檔格式，還支持調(diào)用模板，打印、關聯(lián)文檔、保存待發(fā)等功能。
快速發(fā)文：可以快速進行正文套紅以及歸檔、選擇對應的發(fā)送單位后進入到交換環(huán)節(jié)。
聯(lián)合發(fā)文：多單位/部門聯(lián)合行文，設置牽頭單位，協(xié)辦單位，同一公文正文，不同處理文單，各審批流程互不影響，在公文中可查看到處理流程情況，進行跟蹤催辦。
智能公文糾錯/查重：運用人工智能技術精準識別公文中常見常犯的各類錯誤，支持錯情統(tǒng)計分析和一鍵生成報告。還可結(jié)合海量公文數(shù)據(jù)庫，自動查找涉嫌重復的對照文件，準確計算重復率，并展示重復詳情。
公文寫作助手：旨在幫助基層公務人員解決“下筆難”問題，通過搜集用戶寫作意圖，在數(shù)據(jù)庫中快速匹配參考范文并分解段落結(jié)構，輔助用戶完成創(chuàng)作構思。
公文閱讀助手：通過匹配關聯(lián)文本、推薦知識卡片、抽取文章提綱等，幫助用戶快速獲取背景知識，梳理文章脈絡。
審核：
痕跡保留：修改正文時，可對正文的內(nèi)容進行電腦打字修改，并顯示修改痕跡。從而實現(xiàn)修改有跡可查，保障公文內(nèi)容的安全性。
代領導批示：延續(xù)領導線下審批場景，記錄人員代錄信息，留痕有跡可查。
簽發(fā)：
移動簽批：支持在文單中任意位置直接手寫簽批。
文件簽發(fā)支持手寫：文件的簽閱、簽發(fā)都支持手寫處理，更符合領導的簽批習慣。
支持領導批示編號：沿用公文線下審批場景，減少人員操作步驟，為領導批示督辦落實提供支持，提升公文執(zhí)行效率。
花臉保存：文檔清稿后自動形成花臉，即可通過花臉查看清稿前各版本的內(nèi)容，方便擬文者查看之前的修改記錄。
套紅/蓋章：
文檔清稿：清除文檔修改痕跡，清稿之前需要確認是否保存當前修改。
套紅轉(zhuǎn)版：支持公文域形式套紅及公文綁定套紅模板和全部符合國標的電子簽章，可在權限控制使用，確保合規(guī)、安全。
電子簽章：通過系統(tǒng)的印章管理，在權限和使用密碼上進一步加強了簽章的使用安全性，從而保障文件發(fā)文和審批的安全性。
3、公文交換
一體化公文管理系統(tǒng)，收發(fā)文全過程跟蹤
支持同套系統(tǒng)公文自動交換，收發(fā)文全過程跟蹤。還可通過OCIP平臺實現(xiàn)跨部門跨系統(tǒng)的公文交換，助力多層級、多部署的大型央企與各級下屬公司聯(lián)接，實現(xiàn)跨層級工作無縫轉(zhuǎn)交、審批；全機構公共信息共享；組織機構自上而下全量化管理。
4、收文管理
智能收文，提升公文辦理效能
批量簽收：領導審批公文時，閱件或部分級別的公文，可以直接批量處理。公文收文員，收文時對職責明確的來文批量簽收，提升公文辦理效能。
收文批量簽收、不能批處理時給出原因
二維碼登記：收文登記時，按照國家要求生成公文的二維碼功能，工作人員可以通過配備的掃碼器對文單進行掃碼錄入。二維碼也可以避免文件被篡改的風險，保障文單的安全性。
OFD正文登記自動獲取元數(shù)據(jù)回填文單：方便登記人員快速登記，減少手工錄入內(nèi)容，提升登記效率；支持異構系統(tǒng)電子公文登記（異構系統(tǒng)OFD正文需按標準生成元數(shù)據(jù)）；防止正文信息篡改，可以通過核心元數(shù)據(jù)快速定位文件內(nèi)容。
公文掃描件識別：公文流轉(zhuǎn)時通常使用掃描件、傳真件，內(nèi)容無法機讀造成后續(xù)收文、歸檔工作低效。致遠公文管理可支持對15類公文掃描件進行定向訓練，可準確抽取標題、文號、發(fā)文機關等公文要素，并提供可復制粘貼的文本。
消息提醒：系統(tǒng)消息語境更政務化，符合政務客戶習慣。優(yōu)化加簽消息。
5、歸檔、統(tǒng)計、督辦
靈活處理，高效規(guī)范辦文
公文歸檔：遵循電子公文管理和文檔一體化管理原則，提供公文檔案庫，實現(xiàn)電子公文的整理、收集、歸檔、借閱、保管，并提供對公文檔案的操作日志；確保和有效維護電子公文的完整、真實、有效和安全，確保歸檔電子公文得到科學保管和有效利用。
已辦公文歸檔
查詢統(tǒng)計：公文查詢、公文統(tǒng)計增加多種查詢條件、支持列表類型自定義公文元素；查詢條件按人員保存，不需要每次輸入。
公文督辦：督辦人對公文進行督促辦理，向辦理公文的人員發(fā)出督辦意見，并可以改變正在進行著的公文的處理流程。
6、移動辦文
移動辦文全過程覆蓋，隨時隨地均可辦公
編號人員移動端編號：滿足文書編號人員移動化需求，公文隨時隨地辦理。
送文員移動端送文：送文員在移動端可以隨時隨地送文，不受時間和地點限制。
分辦登記：電子公文交換到收文單位后，收文人員簽收后，可繼續(xù)在移動端進行分辦登記，根據(jù)來文性質(zhì)分辦登記到后續(xù)業(yè)務處室。滿足收文員電子來文頻繁進行簽收分辦登記的需求，有效的支撐職責業(yè)務，提升整體辦文效率。
模板流程：移動端支持公文收文登記時模板流程辦文，滿足移動端收文辦文需要規(guī)劃固化流程的場景，提升移動辦文效率和便捷性。
公文轉(zhuǎn)辦：承辦人處理公文時，移動端可以選擇到轉(zhuǎn)辦按鈕，點擊轉(zhuǎn)辦，選擇送往單位、并且填寫轉(zhuǎn)辦意見后，轉(zhuǎn)外單位辦理。公文轉(zhuǎn)辦后，在附件頁簽下可查看轉(zhuǎn)辦狀態(tài)。移動端隨時隨地辦文，不受時間和地點限制。
7、公文效能管理
多維度、多形態(tài)呈現(xiàn)公文效能
效能門戶，多維度、多形態(tài)呈現(xiàn)公文效能，適應不同管理場景需求，提升公文效能分析場景。增加公文臺賬，預置效能報表并支持自定義效能報表，按需定制；提供效率統(tǒng)計，周期性統(tǒng)計辦文效率；可實現(xiàn)辦理過程查詢，快速跟蹤公文辦理情況；領導簽發(fā)意見一覽，根據(jù)領導意見跟蹤辦文情況。
公文統(tǒng)計分析
8、安全控制
所有操作可追溯，防止信息泄露
公文正文、附件、文單所有操作可追溯，日志有依據(jù)，防止信息泄露。日志列表增加操作人員唯一標識（登錄名）及操作結(jié)果，方便快速定位用戶、用戶行為和操作結(jié)果。提供足夠信息，滿足安全審計需求，方便快速定位用戶、行為和結(jié)果。
公文“安全追溯”明細日志
公文管理應用價值
公文審批過程全留痕：形成公文審批過程的全留痕及全追溯。
公文規(guī)范/時效性提升：發(fā)文分類、發(fā)文規(guī)范性大大提升，同時通過即時到達方式，完成公文時效性的達成。
移動辦文模式打造：改變傳統(tǒng)紙質(zhì)、PC發(fā)文、辦文的局限性，可隨時隨地完成公文事宜的處理。
公文流轉(zhuǎn)效能分析：通過效能分析能力，通過采集公文數(shù)據(jù)、審批數(shù)據(jù)的信息，完成多維度高效公文數(shù)據(jù)分析。
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